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帕累托原则:时间管理的“利器”

[ 录入者:admin | 时间:2008-01-17 16:19:04 | 作者: | 浏览:494次 ]TOP

  在落后的管理观念中,人们看不到时间的价值,不知道时间的作用。如车间里工人成批闲聊;订某一项合同,需盖半年橡皮图章,而此时引进项目也已成为落后项目等等。成功与成就往往来自科学地安排时间,现代人一定要树立时间观念。

  一、 树立你的时间观念如何树立现代管理的时间观念?

  1. 把握时机 机不可失,时不再来,抓紧时间,可以创造机会。没有机会的人,往往都是任何时间流逝的人。很多时候,机会对每一个人都是均等的,行动快的人得到了它,行动慢的人自己错过了它。所以,要抓住机会,就必须与时间竞争。

  2. 要管理好自己的时间 现代人从事企业工作,重要的是时间管理,很多企业人十分辛苦,每天早出晚归,疲于奔命,但如果加以认真研究,仍可发现,许多工作是在白白浪费时间。结果,大事抓不了,小事也抓不到,企业人应有自己的时间安排,抓住关键,掌握重点。

  3. 讲话、开会也要讲究成本 经常开会,讲话既多又长,并非优点。有效的会议,时间不多,又取得成效。文山会海无非是浪费了自己的时间,也浪费了别人的时间。这些时间,本来可以生产很多产品,这就是会议的成本。应该计算一下,有效益的会当然可以多开,如果没有效益,还是应该减少这样的会议。

  4. 开展时间管理学的研究 时间观念已成为现代管理的重要观念,浪费时间,就是浪费金钱,就是降低效率。应该重视对时间管理学的研究,设立专门的时间管理学课程,让每一个人都用正确的时间观念思考问题的行动,讲求效率,充当时间的主人,迎接未来的挑战。

  企业人节约时间的秘诀:

  ①。 处理公务切忌先办小的,后办大的,应先做最重要的事。

  ②。 用大部分时间去处理最难办的事。

  ③。 把一部分交给秘书去做。

  ④。 能打电话解决的就打电话,少写信,必须写信时就尽量短写。

  ⑤。 减少会议。

  ⑥。 拟好工作时间表。

  ⑦。 分析自己利用时间的情况:多少时间被浪费了。

  ⑧。 尽量利用空余时间看文件。

  时间是常数,只要运用得当,便能从时间中产生巨大的经济效益。

  二、 职业生涯设计时间观与人生相关联。

  一个人的人生观决定他的时间观,研究人生,必须研究人是怎样生活在时间中、人与时间的关系,时间观中包含着人生观。研究时间,必须研究时间中的人、时间与人的关系。那么把握时间的力量在哪里?它就在你身上,在你的高尚的生活目标里。一个人只要有了崇高的生活目标,明确在什么地方有权使用自己一生的时间,在什么地方无权滥用,有一个使用时间的首先限度,才能正确对待时间,把握时间,利用时间,成为运筹时间的人才。

  现代科学,面广技繁,不是任何人一辈子能学得了的。然而人的精力又是有限的,如果朝三暮四,忽而想学这,忽而又想学那,反复多变,就会白白浪费宝贵的时间。所以,我们在把一生的时间当作一个整体运用时,首先要考虑用在哪?就是说首先要选好目标。时间属于有崇高生活目标的人。历史的发展就是这样公正而无情。

  计划四要素:1. 目标要有可信性 再重复一次,目标必须要有可信性。对谁有可信度?你。别人信不信、甚至是连你的另一半,也不知道目标可信与否都不重要——你自己不相信,就无法实现。

  2. 清楚的界定目标 如果你的目标含混不清,等于没有目标,只是愿望而已。目标必须明确,愈清楚愈好。

  3. 需要有强烈达到目标的欲望 不只是想要,而是热切的欲望。

  4. 生动的想象目标达成后的情形 能生动的想象到,则目标已达成了一半了,多次练习,它就成为你的掌中物了。

  缜密的思考是绘制蓝图的前提有一对夫妇,他们为自己定了计划,要在三年内在海边盖一栋别墅,但是他们失败了。

  然而,哪里错了呢?这对夫妇的确有副未来远景图(一栋海边别墅),但却没有充分测验它的可行性。像小山和邻人不友好这些可以预测的问题都没有事先觉察,所以他们的未来远景图不够完善,反变成一个可笑的护身符,缺少一个理智的、日有进步的计划基础。

  看清自己的欲望,是个人谋略的重要工具。所以,想要什么和比较可能实现,这个好似荒谬的观念,愈来愈受支持了。这当中的假设是,如果你极为渴望某件东西,你实际去争取的可能性会增加。

  未来远景图是把意义引进事业的基本工具,它统合了各自分离的成因,而且给人一些简单、延展、满意、连贯的目标。套用一位专家的话说,一副未来远景图使人能集合意志,为机会、利益和加馈做准备。

  事业蓝图的五个基本要素事业生涯的未来图,有一部分可以是幻想,但不应是不符实际的空想,它有五个基本要素:1. 明确的假定影响你事业的内、外假定,都要表达出来,而且要测验他们有无合理的连贯性和实际性。

  2. 详细的拟议有效的未来远景图比较像建筑师的模型,而不是二度空间的图画;有效未来远景图应该经过详细的思考。

  3. 令人振奋的图像有用的未来图是乐观而有激励作用的,因此,对前途抱忧郁悲观看法无异是一种局限。

  4. 切合实际的长期目标有效的未来远景图绝对不能全然的不可思议。

  5. 坚定的原则事业的未来远景图可说是一份丰富的个人报告书,捕捉了你希望此生实现的事。

  一幅未来图应符合七个标准:☆ 是从几个选择中挑出来的。

  ☆ 每种选择的结果,都一一做过评估。

  ☆ 所做的选择受珍视,而且感觉上不错。☆ 你对之感到骄傲,而且愿意告诉别人。

  ☆ 你打算以行动完成你的未来远景图。☆ 它适合你整个生活模式。

  事业的未来远景图可以说是一份丰富的个人报告书,它捕捉了你希望此生实现的事,决非好高骛远。但它需要一个理智的,日有进步的计划基础。

  三、 脚踏实地的短期目标

  短期计划是一种独特的工具,它是意义和行动之间的桥梁,使热切的理想能扎根于实际世界之中。短期计划必须明确具体。再困难的目标,只要细分化,平均分提,再大的事也能完成。

  四、 合理进行目标管理

  目标管理,是依特定目标而不是依程序和规定来思考。这个观念鼓励思考这样的问题:我们究竟要努力做到什么?我们为什么做这件事?,以及有没有更好的途径?而不去问:这是上面要我们做的吗?或这是不是能使我们的部门雇用更多的人、拥有更大的权力?制定特定目标,以及支配时间去做最能达到这些目标的活动,是任何机构求的效力的要决。

  只要你为自己订下办每一件事情的期限,并且尽量去遵守它,就能大大提升你的效率。只要加上一点点的压力,大多数的人就会把工作做的更好,而自我定下的期限就可以提供你所需要的压力,使你继续将工作完成。只有在你为一项工作定下一个期限之后,你才会有一个真正的行动计划,否则那只是一个模糊的希望——你想在某一个时间做某件事情而已。

  根据你的人生目标,你就可以把所要做的事情制定一个顺序,有助于你实现目标的,你就把它放在前面,依次为之,把所有的事情都排一个顺序,并把它记在一张纸上,就成了事情表,养成这样一个良好习惯,会使你每做一件事,就向你的目标靠近一步。

  一、时间运筹的标准

  众所周知,人的时间和精力是有限的,不制订一个顺序表,你会对突然涌来的大量事务手足无措。经常有些人觉得工作愈忙愈好,但是忙着琐碎的事和忙着正事,这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作,其一分一秒的价值却完全不同。

  1. 明确行动目标

  每个人,都有自己的目标,有了目标,就会根据自己的目标,把自己一天中要做的事,分出一个等级来,然后才能有条不紊地一件事一件事地干下去。我们为了个人事业的发展,也一定要根据事情的轻重缓急,制定出一个计划来。我们可以每天早上制定一个先后表,然后在加上一个进度表,就会更有利于我们向自己的目标前进了。

  2. 行动五个层次

  ①。 重要且紧急(这些是必须立刻或在近期内要做好的工作)

  现在,除非是这些情况都同时出现(老天,请不要这种情形发生吧),否则你就能够处理它们。因此它们的紧急和重要性,要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素,则现在已经不能再拖延了。在这些情形下,时间管理就不会出现什么问题了。

  ②。 重要但不紧急(注意,这类工作可分辨出一个人办事有没有效率)

  我们生活中,大多数所谓重要的事情都不是紧急的,我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一致拖延下去;而在太多的情形下,我们确定这样拖延着。这些都是我们永远没有着手的事情。

  例如:你要参加提升你专业技术的培训班;你想找出时间先做一番初步资料搜集之后,再向老师提出你的计划。

  这些工作都有一个共同点:尽管它们具有重要性,可以影响到你的健康、财富和家庭的福利,但是你如果不采取初步行动,它们可以无限期的拖延下去。如果这些事情没有涉及到别人的优先工作,或规定期限而使它们成为紧急,你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。

  ③。 紧急但不重要(表面上看起来需要立刻采取行动的事情,但是如果客观地来检视,我们就会把它们列入次优先级里面去)

  例如:某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情,但是有一个人站在你面前,等着你回答,你就接受了他的请求,,因为你想不出一个婉拒的办法。然后因为这件事情本身有期限,必须马上去做,于是第二类的优先事情就只好向后移了。

  ④。 繁忙很多工作只有一点价值,既不紧急也不重要,而我们常常在做更重要的事情之前先做它们,因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉,也是我们有藉口把更有益处的第二类工作向后拖延。如果你发现时间经常被小事情占去了,你就要试一下学会克服拖延。

  ⑤。 浪费时间(是不是浪费时间,当然是属于个人的主观认定)

  事后觉得不好的任何事情=浪费时间时间管理理论,把事情按紧急和重要的不同程度,分为ABCD四类:先做AB,少做C,不做D.请在一周内简要记下您所做的ABCD四类事务。

  「哲人见一位农夫在砍树,每一斧都只能砍下一小块书皮——斧头太钝了。

  「于是哲人问农夫:你为什么不把斧头磨快了再砍?「农夫回答说:我没有时间磨斧头!这个寓言能给我们很多启示呀!

  二、只做最重要的事

  制定工作优先次序有两个途径:根据紧急性或根据重要性。

  要把主要精力放在可以获得最大回报的事情上,而别将时间花费在对成功无益或很少益处的事情上。

  建议每一位有心人都能制定一份自己在一段时间里的详尽工作计划,并在每天结束前精确地安排明天的工作。同时还要制定一份科学的休息时间表,从而保证自己的一生始终在精力充沛地从事最有意义的工作。大多数的人是根据紧急性,所以他们会花很多时间去救火而不是制定一项计划,直到期限临头才手忙脚乱。

  如果你是根据紧急性来定优先次序,可能会分为三类:

  ①。 必须今天做好;

  ②。 应该在今天做好;

  ③。 应该在某个时间做好,但是还不急。

  健全的时间管理,以效力优先、效率次之的观念为出发点。

  三、帕累托原则运用的诀窍

  帕累托原则是由19世纪末和20世纪初意大利经济学家及社会学家帕累托而来,是说在任何一组东西之中,最重要的通常只占其中的一小部分。这项原则有时候又称做重要的少数、微不足道的多数,或80对20定律。80比20的法则又叫犹太法则或称为帕累托法则。这个法则的主张是:团体中的重要项目,是由全体中小部分的比例所造成的。

  帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。面对着一长列工作,看起来常常是不可能一一完成,我们难免心存畏惧,于是大多数人在还没有做之前就感到泄气,或者先做最容易的。但是如果我们知道只要做到表中二三项,就可以获得最大的好处,那就会对我们大有帮助。因此,列出这二三项,各花上一段时间集中精力把它们完成。不要因为没有把表中所有工作全部完成而感到不舒服。如果你所决定的优先次序是正确的,那么最大的好处,已经由你所选择去做的二三项中获得。

  因此,当你面临很多工作,而不知如何着手时,就应该记着帕累托原则。你要问你自己哪些事项真正是重要的,就不会偏离首要工作而去做次要工作。

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